Chi si è trovato a gestire un numero più o meno ampio di lavoratori nell’ambito del controllo delle presenze e/o nella più estesa categoria dell’organizzazione delle ore di servizio sa bene quanto queste siano operazioni delicate, che richiedono meticolosità, attenzione e, soprattutto, tempo, in particolar modo se ancora oggi, nel panorama dell’industria 4.0, ci si affida alla trascrizione a mano di tutti i dati a cui si accennava poco sopra: del resto, come illustra chiaramente l’associazione delle Piccole e Medie Imprese Italiane in questa pagina (https://www.pmi.it/tag/industria-4-0), i vantaggi del leap tecnologico possono davvero apportare numerosi benefici.
Non sfugge, pertanto, come sia preferibile utilizzare degli strumenti digitali e, in tal senso, l’impiego di un foglio Excel per il controllo delle presenze può risultare una proficua soluzione; così facendo, difatti, non solo si avrà il panorama completo delle ore lavorate e non, ma ciò permetterà anche di comprendere esigenze di manodopera, tendenze delle ferie, nonché di avere una traccia di controllo per la conformità normativa; si sottolinea infine, come del resto anche l’associazione PMI ha giustamente rilevato (https://www.pmi.it/tecnologia/software-e-web/tutorial/6064/dipendenti-e-busta-paga-rilevazione-presenze-con-excel.html), l’utilità di questa soluzione anche per la formulazione della busta paga dei dipendenti.
Come creare un foglio funzionale
Perché il ricorso a Excel porti effettivi frutti, preliminare risulta chiedersi quali elementi e/o variabili considerare per la creazione del foglio stesso. Indubbiamente, alcuni di essi sono essenziali (denominazione azienda; nome e cognome dei singoli lavoratori; periodo di riferimento; orari di entrata e uscita col monte ore), mentre altri si declinano sulla base delle esigenze delle singole realtà: per esempio, potrebbero esserci delle voci relative a eventuali infortuni sul lavoro, oppure riguardanti il completamento o meno di un determinato progetto, o ancora altre dedicate ai clienti (e.g. lo spazio per apporre una firma).
Questa procedura, per quanto non farraginosa, potrebbe risultare un po’ problematica, specialmente per chi ha poca dimestichezza col software della Microsoft; di conseguenza, si rimanda alla seguente pagina https://valeprog.it/blog/come-creare-foglio-presenze-mensile/ della ditta Valeprog, dove è possibile scaricare un valido specimen già pronto all’uso, liberamente modificabile all’interno del programma di fogli di calcolo; sarà possibile automatizzare l’immissione di molti campi, tra cui il totale dei giorni di presenza per mezzo delle funzioni SOMMA e SE; si potrà altresì creare un’area di stampa in cui i totali delle presenze sono associati ai dipendenti stessi.
I vantaggi dell’utilizzo di un foglio digitale
Come è stato già parzialmente illustrato, numerosi sono i vantaggi derivanti dal ricorso a un foglio digitale. È semplice, in tal modo, ottenere una visione d’insieme del tempo speso dai dipendenti in differenti attività, con la conseguente riduzione del carico di preparazione delle buste paga.
In aggiunta, una soluzione di questo tipo serve a garantire che i lavoratori siano adeguatamente remunerati e consente di fornire la prova che la retribuzione assegnata sia quella effettiva per le ore realmente svolte.
Questo risulta vantaggioso non soltanto per i datori di lavoro; è assai probabile, infatti, che lavoratori e clienti adottino velocemente e di buon grado un nuovo sistema, resisi conto dei vantaggi che esso presenta per il loro benessere. Questo comporterà come risultato un’implementazione assai più semplice e fluida dell’intera gestione aziendale.